Az e-mail sokkal könnyebbé tette a kommunikációt, de vannak kelepcéi, amiket érdemes elkerülni. Egy egyszerű mondat is kavarodást okozhat. Könnyebben értelmezhetővé válnak bizonyos dolgok, ha szóban hallod őket, de kontinenseken átívelő maileknél ez nem mindig megoldható. Mi segítünk neked, hogy leveled akkor egyértelmű és viszonzott legyen, ha erre kicsi az esély.

Csókok a főnöktől

Mit tegyél akkor, ha az új főnök az e-mail végén így köszön el: „Csók: Gábor!” A lényeg, hogy semmiképp ne használd ugyanezt az elköszönést a válasz e-mailednél! Az új e-mail programok ugyanis rendelkeznek azzal az opcióval, hogy automatikusan beírnak egy köszönési formát az üzenet végére, amit korábban beállítottak, ezért semmiképp ne vedd készpénznek, hogy a főnök ilyen személyes hangvételt ütött meg veled szemben!

A legpraktikusabb olyan köszönési formát választanod, mely nem túl hivatalos, de nem is személyes! Például: Üdvözlettel, Üdv, Szívélyes üdvözlettel, Tisztelettel stb. Ezzel leveleid is beszédesebbek lesznek és biztos, hogy válaszolnak rájuk!

Általános e-mail-szabályok

• Tartalmazzon egy megszólítást és a végén megfelelő elköszönést!
• Sose rövidíts és a helyesírási programot ne vedd készpénznek!
• A továbbított e-maileket megfelelően küld el! Ha nem tudsz néhány személyes megjegyzést a levél elejére írni, akkor inkább ne is küldd tovább!
• Mindig udvariasan, szakmailag felkészülten válaszolj az e-mailekre!

Üzleti e-mail-szabályok

• Személyes üzenetet sose írj a cég e-mail rendszeréből! Már csaknem mindenki rendelkezik legalább egy horror történettel ezzel kapcsolatban! Mivel az e-mail végén automatikusan megjelenik, hogy melyik cég, milyen beosztású alkalmazottja vagy, különösen érdemes vigyázni!
• Amíg nem engedélyezi valaki, hogy a keresztnevén szólítsd, mindig a vezetéknevét használd az üdvözlő mondatban!
• A tárgysorban mindig jelöld a téma címét, mert ezzel biztosítod, hogy elolvassák!
• A fontos e-maileket sose töröld az elküldött üzenetek közül!
• Mindig ellenőrizd a helyesírást!
• Ne küldj körleveleket komolytalan tartalommal, például amelyek vicceket vagy humoros történeteket tartalmaznak, mert a vezetőség valószínűleg nem fogja azokat díjazni!
• Ne írj e-mailt, ha feldúlt vagy dühös vagy! Használd inkább a telefont, vagy személyesen beszéld meg az illetővel!
• Írj egy sablon e-mailt, amit a piszkozat dokumentumokba mentesz és később az alapján írod meg a hivatalos leveleket!

(KamaszPanasz)